워크숍 기획에서 진행까지
활동가들이 직접 워크숍 과정을 기획하면 운동 및 캠페인의 상황에 딱 맞는 논의를 만들 수 있지만, 막상 워크숍을 진행하려 보니 정작 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있습니다.
이 페이지에서는 워크숍 기획부터 실제 진행, 평가까지의 각 단계마다 해야할 일들을 개괄적으로 안내합니다.
01 워크숍 기획
① 워크숍 목적 확인
전략 수립 vs 교육 훈련
워크숍을 기획할 때 제일 먼저 해야 하는 일은 워크숍의 목적을 정하는 것입니다. 이때는 실제 전략 수립인지, 전략에 대해서 배우는 것인지를 결정해야 합니다.
또한, 참가자들이 워크숍에서 주로 배우고 싶어하는 내용이 무엇인지도 명확하게 확인해야 합니다. 그에 따라 워크숍의 구성과 기조가 크게 달라지기 때문입니다.
실제 전략수립을 위한 경우
실제 전략 수립을 위한 워크숍이라면, 토론 주제는 물론 이론 설명에 사용할 사례도 해당 의제에 밀접한 내용으로 정하는 것이 좋습니다.
필요하다면 진행자가 운동에 대한 지식과 정보를 사전에 추가로 확인하는 것도 좋습니다. 이론 설명보다는 상황 분석과 전략 논의에 집중합니다.
전략수립을 배우기 위한 경우
전략에 대해 배우는 워크숍은 전략적 운동의 개념과 방법론을 배우고 서로의 경험을 나누는 활동에 초점을 두는 것이 좋습니다.
전략적 운동을 낯설어 하거나 운동 경험이 부족한 활동가들을 감안해서, 이론 설명을 할 때는 다양한 운동 및 캠페인 사례를 활용합니다.
② 참가자 구성 확인
워크숍에 참가하는 이들이 누구인자, 얼마나 많은 사람들이 참여하는지, 또 참가자 집단의 성향이나 관계가 어떠한지를 파악하는 것은 효과적인 워크숍 진행에 있어 필수적입니다.
아래 항목들을 참고해 참가자에 대한 정보를 사전에 파악해보세요.
참가자 규모
일반적으로 참가자 규모는 20명 이내가 가장 적당하며, 가급적 30명을 넘지 않도록 해야 합니다. 전략 수립 워크숍은 모둠 활동을 중심으로 진행되기 때문에, 인원이 너무 많으면 효과가 크게 떨어지게 됩니다.
참가자 규모는 전체 워크숍 진행 시간에도 큰 영향을 줍니다. 프로그램을 진행할 때 참가자 수가 적다면 모둠을 나누지 않고 전체 활동으로 진행할 수도 있습니다. 이 경우 소요시간이 많이 줄어듭니다.
반대로 참가자가 많다면 시간이 늘어날 수도 있습니다. 특히 모둠 활동 결과를 전체 참가자와 공유하는 "되돌아보기"에 많은 시간이 드는 점을 감안해서 진행표를 짜야 합니다.
참가자들의 관심사, 관계, 조직문화 등
워크숍 주제에 대한 참가자들의 관심이나 정보, 경험의 수준은 매우 중요합니다.
특히 실제 전략 수립을 위한 워크숍에서 참가자들이 가진 관심사와 정보가 서로 다르다면 보다 치밀한 준비가 필요합니다. 이런 경우에는 사전에 관련 자료를 배포하거나 학습 시간을 진행해서 격차를 줄일 수 있습니다.
프로그램 구성이나 진행에 반영할 만한 참가자 특성이 없는지도 점검해야 합니다.
예를 들어 장애나 이주 배경 등의 이유로 몸을 움직이는 활동이 어렵거나 한국어 소통이 원활하지 않은 참가자가 있다면, 설명을 최대한 쉽게 바꾸고 프로그램 시간을 늘려야 합니다. 이 같은 참가자를 지원하는 보조 진행자를 많이 배치하거나 참가자들끼리 짝꿍을 만들어 서로 돕게 하는 방법도 있습니다.
참가자들 사이의 관계나 조직문화 역시 중요한 고려 요소입니다. 특정인, 특히 권력을 가진 사람에게 발언권이 쏠릴 가능성이 있는지 알아보고 대안을 마련해야 합니다.
모둠을 구성할 때도 참가자들의 관계를 고려해야 합니다. 시간이 넉넉한 워크숍이라면 여러 번 모둠을 바꿔서 참가자들이 다양한 사람들과 만나도록 해야 합니다. 이와 병행해 워크숍 동안 서로를 챙겨줄 ‘짝꿍(버디)’ 프로그램을 운영하면 보다 지속적인 관계를 형성할 수도 있습니다.
연차나 직급이 비슷한 참가자들로 모둠을 구성하면 보다 평등하게 토론할 수 있지만, 다양한 의견을 교류하기는 어렵습니다. 반대로 연차나 직급이 다른 참가자들이 모이면 다양한 의견을 교류할 수 있지만 발언권이 동등하게 돌아가기 어렵습니다. 이런 장단점을 고려해서 필요시 보완책을 마련하도록 합니다.
③ 워크숍 비용
워크숍 진행에는 식대(간식 포함), 각종 문구류 등이 필요하며, 외부 시설을 이용할 때는 공간 사용료도 지불해야 합니다. 이 같은 필요에 따라 미리 예산을 수립해야 합니다.
중간지원조직의 지원을 받으면 비용 부담이 크게 줄일 수 있습니다. 지원사업은 보통 연초에 공지되는 편이니 기관 및 단체 홈페이지에 들어가 미리 미리 사업 내용을 확인해보는 것이 좋습니다.
또한 단체 및 공공기관의 회의실 공간을 이용하면 비용을 아낄 수 있습니다. 각 단체 및 기관 사무국에 전화해서 대관 비용 등 자세한 사항을 문의한 뒤 예약하면 됩니다.
02 역할 분담
보통 워크숍 진행에는 진행자, 보조 진행자, 관찰자 등의 역할이 필요합니다.
보조 진행자와 관찰자 역할은 상황에 따라서 같은 사람이 맡을 수도 있습니다. 진행자 역할은 되도록 프로그램 별로 번갈아 맡도록 하는 편이 좋습니다.
워크숍 준비 과정에서는 장소 섭외 및 관리, 물품 준비, 식당 예약 등 행사 실무가 발생합니다. 이에 대해서도 사전에 역할을 정리해야 합니다.
이런 실무가 한두 사람에게 몰리면 해당 활동가는 워크숍에 제대로 참여하기 어렵습니다. 모든 활동가가 공평하게 워크숍에 참여하도록 실무를 나눠 맡아야 합니다.
PPT 준비, 프로그램 진행(이론 설명 및 활동 안내 등)
서기 (전체 활동 발언 기록), 활동자료 도구 배포 등 진행 지원
프로그램별 소요시간 체크, 사진 촬영, 모둠내 발언 및 특이사항 기록
장소 예약 및 관리, 물품 준비, 식음료 준비, 식당·차량 예약 등
03 프로그램 구성 및 실무 준비
① 프로그램 구성
회의를 열어 워크숍의 목적과 참가자들의 상황을 공유하고 그에 맞는 워크숍 프로그램과 순서를 정합니다. 회의에는 워크숍 실무를 맡은 활동가들이 함께 참여합니다. 프로그램을 구성할 때는 아래의 사항에 유의해주세요.
프로그램이 정해지면 논의한 내용을 활동가 중 한 명이 진행표(큐시트)에 담아 정리합니다. 진행표에는 소요 시간, 프로그램 내용, 담당자, 준비물 등을 기록합니다.
시간배정은 넉넉하게!
프로그램을 구성할 때는 여유 있게 시간을 배정하는 것이 좋습니다. 실제 워크숍을 진행해보면 시간이 부족한 경우가 많습니다. 워크숍 시작이 늦어지는 경우도 흔하고, 상황에 따라서는 전체 시간이 매우 크게 늘어날 수도 있습니다.
아이스 브레이킹과 되돌아보기
전체 워크숍을 시작할 때는 "아이스 브레이킹"으로 분위기를 부드럽게 만드는 게 좋습니다.
또, 각 프로그램이 끝날 때는 전체 참가자들이 소감이나 생각을 이야기하는 "되돌아보기" 시간을 배정하세요. 되돌아보기는 보통 10 ~ 20분 정도가 소요되지만, 경우에 따라서는 30분이 넘게 걸릴 수도 있습니다.
마지막 되돌아보기 시간에는 전체 워크숍에 대한 소감과 생각을 이야기하기 때문에 시간이 더 많은 시간이 소요될 수도 있습니다.
휴식시간 적절히 배치하기
워크숍은 에너지 소모가 큰 활동이기 때문에 중간 중간에 휴식 시간을 적절히 배치해 참가자들이 잠시 머리를 식히며 활동을 돌아볼 수 있게 해주세요. 에너지를 채워줄 달달한 간식을 준비하는 것도 좋습니다.
전체 프로그램 구성에서 몸을 움직이는 게임과 머리를 써야 하는 토론, 모둠 활동과 전체 활동이 균형있게 배치될 수 있도록 하세요.
② 실무 준비
워크숍 공지 및 참여 독려
워크숍에는 되도록 단체의 구성원이 모두 참여해야 합니다. 특히 실제 전략 수립을 위한 워크숍이라면 의사결정 권한이 있는 구성원이 참여해서 이후 활동에 워크숍 결과를 반영해야 합니다.
논의 사항이 활동에 적용되지 않으면 워크숍 효과가 떨어지고 오히려 조직 내 무기력감을 증대시킵니다. 따라서 준비 과정에서 구성원들이 많이 참여하도록 꾸준히 독려하는 것이 매우 중요합니다.
워크숍의 주제와 일정이 정해지면 단체나 그룹의 활동가들에게 홍보합니다. 홍보는 여러 차례 반복적으로 진행합니다.
실제 전략 수립을 위한 워크숍이라면 논의사항을 언제까지 어떻게 반영할 것 인지 전체적인 과정을 설계해서 이를 함께 공지하는 것이 좋습니다.
경우에 따라서 워크숍이 원활하게 진행되도록 다른 업무 일정을 조정하고, 워크숍 주제에 대한 사전 자료 배포 및 학습 등을 진행할 수도 있습니다.
시설 및 장비 점검
대부분 워크숍에는 다음과 같은 시설과 장비가 필요합니다. 특히 외부 시설을 이용할 경우 해당 장소의 편의시설이나 접근성, 주차 가능 여부, 인근 이용 가능 식당 등도 함께 확인하는 것이 좋습니다.
보다 구체적인 준비물은 각 프로그램 설명에서 확인하실 수 있습니다.
진행을 준비하는 과정에서 이 같은 내용을 점검하거나 준비하는 업무를 정리해서 역할을 분담합니다. 사전에 체크리스트를 만들어서 준비할 사항을 챙겨보세요.
시설 점검 목록
활동에 충분한 공간이 있는지 확인한다. 특히 몸을 많이 움직이는 활동일수록 꼼꼼히 점검한다.
책상, 의자여러 사람이 둘러앉을 수 있도록 책상과 의자를 배치한다
컴퓨터필요시 여분의 노트북 컴퓨터 등을 가져간다.
빔 프로젝터대부분 회의실에 프로젝터를 갖추고 있지만, 간혹 없는 경우도 있다. 또한 프로젝터와 노트북 컴퓨터를 연결하는 잭이 호환되지 않는 경우도 있으니 이 부분도 확인해야 한다.
칠판(화이트보드)규칙을 정하거나 전체 토론을 할 때 필요하다.
도구 점검 목록
사람들이 긴장을 풀 수 있도록 맛있는 간식을 넉넉하게 준비한다.
명찰프로그램에서 별칭을 정할 경우 이름 칸을 비워둔다.
유인물일부 활동은 이론 설명을 담은 유인물 자료를 나눠주는 게 좋다.
전지, A4 용지모둠 활동에 필요하다. 넉넉하게 준비하는 것이 좋다.
매직펜, 네임펜, 색연필 등되도록 다양한 색깔로 준비한다.
포스트잇되도록 다양한 색깔로 준비한다.
04 워크숍 진행
워크숍 실무를 맡은 사람들은 1시간 ~ 30 분 전에 워크숍 장소에 도착해서 실무 준비 상황을 점검하고 장비 등을 세팅해야 합니다.
현장에서 바로 워크숍 내용을 수정하는 경우도 많습니다. 진행이 계획보다 빠르거나 늦어진다면 모둠 활동, 되돌아보기, 휴식 시간 등을 조정할 수 있습니다. 상황에 따라 일부 프로그램을 생략하거나 다른 프로그램으로 대체할 수도 있습니다. 실무를 맡은 활동가들이 함께 논의해 결정합니다.
진행자가 전체 프로그램을 진행하는 동안 보조 진행자나 관찰자가 시간을 체크해 시간이 너무 지연 되지 않도록 알려줍니다. 설명 중에는 수신호 등으로 소통하고, 참가자들이 모둠 활동을 하는 동안에는 진행자와 보조 진행자, 관찰자가 직접 이야기하면서 논의하면 됩니다.
각 프로그램의 특성에 따른 세부 주의사항은 해당 프로그램 설명을 참조하세요.
05 평가 및 후속작업
평가
워크숍 실무에 참여한 활동가들은 워크숍을 마친 뒤 되도록 빠른 시간 안에 모여 평가회의를 열고 진행한 워크숍에서 좋았던 점과 나빴던 점, 개선안 등을 이야기해야 합니다. 워크숍이 얼마나 도움이 되었는지 이야기하고, 부족한 부분이 있다면 어떻게 보완해야 할지 이야기를 나눕니다. 평가에 앞서 워크숍 참가자들의 의견을 물어보면 좋습니다.
평가 내용을 기록으로 남기고 다른 활동가들과 공유하고 다음 워크숍에 개선안을 반영합니다.
후속작업
실제 전략 수립을 위한 워크숍이라면 논의사항을 구체적으로 검토하고 실행합니다. 이 같은 과정을 미리 설계해 사전에 공지하고, 진행 상황을 수시로 공유하는 것이 좋습니다. 검토 과정에서 중대한 변경사항이 발생할 경우 다시 토의 과정을 거칩니다.
전략에 대해 학습하기 위한 워크숍에서도 후속작업이 중요합니다. 이 경우 새로 배운 방법론을 이후 업무 과정에 반영해야 합니다. 또한 추가로 학습을 이어나갈 수 있는 방안도 고민해야 합니다. 활동가들이 함께 이러한 내용을 검토해 공유합니다.